Vamos agora desfazer alguns desses equívocos e explicar a filosofia do SimpleSum: não existe a obrigação de viver preso a um único software, pode usar mais do que um em paralelo e não precisa de importar todos os documentos antigos para começar uma nova fase de faturação com o pé direito.
Equívoco 1: “Se mudar de software, tenho de abandonar o anterior”
Há quem pense que “mudar de software” significa desligar o sistema antigo, perder o acesso ao histórico e passar a viver exclusivamente no novo. Na prática, nada obriga a isso.
É perfeitamente possível:
Continuar a ter acesso ao software antigo para consultar documentos passados.
Começar a emitir novas faturas num software mais moderno e simples.
Fazer uma transição gradual, sem cortes bruscos nem riscos desnecessários.
Em vez de um salto no escuro, a mudança pode ser um processo incremental: usa o software atual para histórico e o SimpleSum para o trabalho diário daqui para a frente.
Equívoco 2: “Tenho de trazer todos os documentos antigos para o novo software”
Outro receio habitual é a ideia de que, para fazer as coisas “bem”, é preciso importar toda a história da empresa para o novo sistema: anos de faturas, notas de crédito, recibos, guias, etc.
Na realidade, o que é fundamental é:
Manter acesso aos seus SAF‑T antigos e aos PDFs gerados pelo software anterior.
Garantir que, a partir do momento em que começa a usar o novo software, tudo é feito de forma correta e consistente.
Conseguir provar o histórico através de ficheiros oficiais (SAF‑T) e arquivos que já estão em sua posse.
Não existe obrigação legal de recriar no novo software todos os documentos do passado. Aliás, tentar “reconstruir” anos de faturação noutro sistema costuma ser mais arriscado do que útil: pode introduzir erros de numeração, problemas de ATCUD e inconsistências difíceis de explicar em auditoria.
Equívoco 3: “Se um dia quiser sair, fico preso porque não consigo levar os dados comigo”
Este medo é legítimo: muitos softwares dificultam ao máximo a exportação de dados, criando um verdadeiro “lock‑in”.
O SimpleSum foi desenhado com a lógica oposta: tão importante como entrar é poder sair, se um dia fizer sentido para o seu negócio. Por isso, a plataforma assenta em dois pilares:
Dados de base estruturados (clientes, produtos, etc.) fáceis de importar e exportar.
Compatibilidade com o SAF‑T (PT), o standard suportado pela maioria dos softwares certificados em Portugal.
Na prática, isto significa:
Pode entrar no SimpleSum com os seus clientes e produtos.
Continua a poder exportar essa informação se um dia quiser mudar novamente.
Tem sempre um SAF‑T com os documentos emitidos que pode servir de base noutra aplicação.
O que o SimpleSum faz (e não faz) numa migração
Em vez de tentar “sugar” todo o seu passado para dentro de um novo sistema, o SimpleSum foca‑se naquilo que realmente ajuda a arrancar sem dores de cabeça.
Importação de clientes e produtos
O que mais pesa numa transição não são as faturas antigas – são os dados que usa todos os dias:
A sua lista de clientes atualizada.
O catálogo de produtos e serviços, com preços e taxas de IVA corretos.
O SimpleSum foi pensado para:
Importar clientes a partir de ficheiros estruturados (por exemplo, exportados do software anterior).
Importar produtos e serviços em massa, evitando que tenha de voltar a introduzir tudo manualmente.
Exportar essa mesma informação se, no futuro, decidir experimentar outro software.
Resultado: começa no SimpleSum com os dados certos, prontos a faturar, sem ter de repetir trabalho nem comprometer o histórico.
Exportação SAF‑T (PT) que mantém a porta aberta
O SAF‑T (PT) é a “linguagem comum” dos softwares de faturação certificados. O SimpleSum:
Gera SAF‑T (PT) com base nos documentos emitidos na plataforma.
Permite usar esses ficheiros tanto com o seu contabilista como noutras aplicações que aceitem SAF‑T.
Ajuda a garantir que o histórico emitido no SimpleSum não fica preso a um formato proprietário.
Isto dá‑lhe liberdade: se amanhã quiser testar outra ferramenta, não começa do zero – leva consigo um histórico num formato que o mercado conhece.
Porque é que o SimpleSum não importa em massa todos os documentos antigos
Uma decisão consciente da equipa SimpleSum foi não permitir a importação massiva de todos os documentos antigos. Não é uma limitação “por falta de vontade”, é uma opção deliberada com base em três pontos:
Risco fiscal: replicar séries, numerações e ATCUD antigos noutro sistema é terreno sensível.
Baixo retorno prático: a maioria das empresas já tem os SAF‑T e PDFs antigos em sua posse.
Foco no futuro: o que importa é que, daqui para a frente, a faturação seja organizada, segura e em conformidade.
O SimpleSum parte do princípio de que:
Os SAF‑T antigos e arquivos fazem parte do património documental da empresa.
Não é necessário “recarregar o passado” para que o futuro funcione bem.
O novo software deve concentrar‑se em registar corretamente o que acontece a partir de agora.
Não é tudo ou nada: pode começar pequeno
Talvez o ponto mais libertador seja este: adotar o SimpleSum não obriga a uma ruptura total.
Pode, por exemplo:
Começar por usar o SimpleSum apenas para novos clientes ou novos projetos.
Testar o fluxo de emissão de faturas e a integração com a contabilidade.
Ir alargando o uso à medida que ganha confiança na ferramenta.
Continuar a consultar o software antigo sempre que precisar de histórico.
A mudança deixa de ser um salto no vazio e passa a ser um processo controlado, reversível e alinhado com o ritmo do seu negócio.
Liberdade para escolher, mudar e crescer
Se tem adiado a mudança de software por medo de ficar preso ou de perder o controlo sobre os seus dados, vale a pena rever alguns equívocos:
Não é obrigado a usar um único software de faturação; pode usar mais do que um.
Não precisa de importar todos os documentos antigos para começar numa solução melhor.
O importante é ter os SAF‑T e PDFs antigos em sua posse, e um novo sistema que regista bem o presente.
O SimpleSum foi concebido com esta filosofia: ajudar na transição onde isso faz diferença (importação e exportação de clientes e produtos, exportação de SAF‑T), em vez de criar dependências artificiais. Assim, mudar de software deixa de ser uma decisão assustadora e passa a ser aquilo que devia ser desde o início: uma escolha consciente, feita em função do que é melhor para o seu negócio.