Quadro legal
A obrigação de certificação de programas informáticos de faturação está regulada em particular pela Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, que regulamenta o regime aplicável aos programas informáticos de faturação no âmbito do Autoridade Tributária e Aduaneira (AT).
Posteriormente, a Portaria n.º 340/2013, de 22 de novembro, introduziu alterações à Portaria n.º 363/2010, nomeadamente definindo prazos para programas produzidos internamente e para versões de programas de faturação.
Além disso, o Decreto‑Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, trouxe alterações que alargam a obrigatoriedade de utilização de software certificado aos sujeitos passivos sem estabelecimento permanente em Portugal (empresas “non-established”) a partir de 1 de Janeiro de 2021.
Quem está obrigado?
É importante distinguir dois “papéis”:
(i) o produtor/desenvolvedor do software;
(ii) o utilizador/sujeito passivo que emite faturas ou documentos equivalentes.
Para o utilizador
Um sujeito passivo de IRS ou IRC que emita faturas ou outros documentos de faturação está, regra geral, obrigado a utilizar um programa de faturação certificado. Por exemplo:
A Portaria n.º 340/2013, art. 2.º, n.º 1 afirma que os sujeitos passivos de IRS ou IRC que emitem faturas estão obrigados a utilizar exclusivamente programas de faturação previamente certificados pela AT.
Existem, porém, exclusões: por exemplo, sujeitos cujo volume de negócios no período anterior seja inferior ou igual a 100.000 €, ou que emitam documentos através de máquinas de distribuição automática, ou quando prestem determinados serviços com emissão de talão, bilhete, etc.
Com o Decreto-Lei n.º 28/2019, essa obrigação estende-se também às entidades não estabelecidas em Portugal, se registadas para IVA em Portugal, ou que emitam para o mercado português.
Artigos mais recentes indicam que, atualmente, o critério de volume de negócios de 50.000 € ou mais no ano anterior, ou contabilidade organizada, são indicadores de obrigatoriedade de uso de software certificado.
Para o produtor/desenvolvedor
Para quem desenvolve software de faturação, a certificação prévia do programa (versão) é exigida para que o programa possa ser utilizado pelos sujeitos obrigados. A Portaria n.º 340/2013, art. 4.º refere que as empresas produtoras devem antes da comercialização enviar à AT uma declaração modelo e a chave pública de verificação, para efeitos de certificação.
A Portaria n.º 363/2010, art. 3.º define requisitos técnicos mínimos que o software deve cumprir para obter certificado: exportação SAF-T/PT, sistema de assinatura assimétrica, controlo de acessos, proibição de alteração de informação fiscal sem gerar evidência, entre outros.
Segundo as FAQ da DGCI, o produtor deve pedir certificação para cada programa de faturação que produce.
É obrigatória para todos os produtores?
A resposta curta: não exactamente “todos os produtores”, mas sim os produtores cujos programas se destinam a sujeitos que estão obrigados a usar software certificado.
Mais em detalhe:
Se o software que o produtor desenvolve for **um programa de faturação** que será utilizado por sujeitos passivos obrigados a usar software certificado — então, sim, esse programa deve ser previamente certificado antes de comercialização.
Se o software for interno, não comercializado, ou se for uma aplicação que não emite faturas ou documentos de faturação (ou equivalente) aos clientes, pode estar fora do âmbito de certificação. Por exemplo, softwares de processamento de salários, controlo de assiduidade, ou software exclusivo para uso interno, sem emissão de “documentos de faturação”, são geralmente excluídos.
O produtor **não está automaticamente obrigado** a certificar se o programa não tiver as funções que o enquadram no regime (ex: emissão de faturas/documentos ao cliente). Ou se o utilizador do programa não estiver entre os sujeitos obrigados a usar programa certificado. Porém, para poder comercializar para sujeitos obrigados, o programa **tem de** estar certificado.
Resumo prático para o contexto de desenvolvimento de software
Se és desenvolvedor ou empresa que produz software e estás a pensar lançar-o para o mercado português, especialmente na vertente de facturação ou emissão de documentos fiscais, tens de considerar o seguinte:
Verifica se o software que estás a desenvolver se enquadra na categoria de “programa de faturação” (emitir faturas, guias de transporte ou remessa, documentos equivalentes). Se sim, estás no âmbito da certificação.
Prepara-te para cumprir os requisitos técnicos definidos na Portaria n.º 363/2010 (e alterações) — exportação SAF-T, assinatura digital, integridade dos dados, controlo de acesso, etc.
Antes de comercializar o programa, apresenta à AT a declaração e a chave pública, para que seja emitido o certificado (o prazo é de 30 dias a partir da recepção, salvo se forem feitos testes) conforme art. 5.º da Portaria n.º 340/2013.
Se o utilizador-cliente do software for obrigado a usar programa certificado, fores tu como produtor, certifica para que o programa fique elegível para esse cliente. Caso contrário, poderás comercializar uma versão “não certificada” para utilizadores não obrigados — mas com risco de ser vista como menos fiável ou de sofrer complicações práticas.
Se o software for apenas para uso interno, ou para tarefas que não envolvem emissão de faturas/documentos para terceiros, ou se o cliente estiver abrangido por isenção (volume de negócios baixo, vendas automáticas, etc.), então pode não haver obrigação imediata de certificação. Todavia, convém alertar o cliente para os riscos e o regime legal.
Resumindo, o regime de certificação de software de faturação em Portugal coloca obrigações tanto ao utilizador como ao produtor. O utilizador, se estiver obrigado (em função de volume de negócios, contabilidade organizada ou facturação para particulares), deve usar programa certificado. O produtor, se pretende disponibilizar um programa para esse tipo de utilizador, deve certificar o software.
Se desenvolve ou vai desenvolver um programa de faturação para o mercado português (ou tem um módulo de faturação no seu produto), então deve incorporar desde logo os requisitos técnicos e preparar todo o processo de certificação — sob pena de limitar significativamente o mercado utilizável.
Se o seu software não emite faturas/documentos ou apenas serve para uso interno, ou os seus clientes são todos pequenos com isenção ou volume de negócios reduzido, então poderá não haver obrigação de certificação — mas convém manter-se atualizado, pois o regime evolui. Por exemplo, os valores de volume de negócios para obrigatoriedade têm vindo a baixar.