Apresentamos os principais requisitos que um programa de faturação deve cumprir na ótica do utilizador, combinando as exigências legais com os aspetos funcionais e operacionais mais importantes na gestão do negócio.
1. Requisitos legais e imposições da Autoridade Tributária
1.1. Utilizar um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária
Para a maioria das empresas e negócios, é obrigatório utilizar um programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). O utilizador deve confirmar se o software que pretende usar está na lista oficial de programas certificados e utilizar sempre a versão devidamente certificada.
Na prática, isto significa que o programa deve:
Constar na lista pública de programas certificados pela AT;
Ser usado de acordo com o nome, versão e produtor indicados na certificação;
Manter as atualizações legais fornecidas pelo produtor, sempre que houver alterações nas regras fiscais.
1.2. Garantir a emissão de faturas com todos os elementos obrigatórios
O programa de faturação deve permitir emitir faturas que incluam todos os elementos obrigatórios previstos na legislação, como por exemplo:
Data de emissão;
Número sequencial da fatura, dentro de uma série definida;
Nome ou denominação social e NIF do fornecedor de bens ou prestador de serviços;
Nome ou denominação social e NIF do cliente (quando aplicável);
Descrição dos bens ou serviços, com indicação de quantidades;
Preços unitários e valor total;
Taxas de IVA aplicáveis e respetivo montante de imposto;
Menções obrigatórias específicas (regimes especiais, isenções, autoliquidação, etc., quando aplicável).
O utilizador deve conseguir preencher estes campos de forma simples e coerente, e o programa deve assegurar que a numeração das faturas é contínua e sem falhas dentro de cada série.
1.3. ATCUD e código QR nos documentos fiscalmente relevantes
Os programas de faturação certificados são obrigados a imprimir, nos documentos fiscalmente relevantes, o código único de documento (ATCUD) e, quando aplicável, o código QR. O utilizador deve garantir que o programa:
Permite comunicar as séries de faturação à AT para obter o código de validação da série;
Gera automaticamente o ATCUD em cada documento da série validada;
Imprime o código QR nos documentos exigidos pela legislação em vigor.
1.4. Geração do ficheiro SAF-T (PT)
Os sujeitos passivos que utilizam programas de faturação certificados estão obrigados a conseguir exportar o ficheiro SAF-T (PT), que é utilizado para comunicação de elementos à Autoridade Tributária. O programa deve permitir ao utilizador:
Gerar o ficheiro SAF-T (PT) do período pretendido;
Guardar ou descarregar o ficheiro em formato compatível com a submissão no Portal das Finanças;
Corrigir eventuais erros de dados antes da geração final, quando identificado pelo contabilista.
1.5. Integridade, inalterabilidade e registo de operações
Do ponto de vista legal, o programa de faturação tem de garantir que os documentos emitidos não podem ser alterados sem deixar rasto. Para o utilizador, isto traduz-se em requisitos como:
Impossibilidade de apagar faturas já emitidas;
Correções feitas através de documentos próprios (por exemplo, notas de crédito);
Registo de logs de utilização (quem emitiu, quando, que documento);
Cálculos automáticos corretos de valores, impostos e totais.
2. Requisitos funcionais e operacionais do programa (não impostos diretamente pela AT)
2.1. Tipos de documentos que o programa deve emitir
Um programa de faturação completo deve permitir ao utilizador emitir, pelo menos:
Fatura;
Fatura-recibo;
Fatura simplificada (quando aplicável);
Notas de crédito e notas de débito;
Recibos de pagamento;
Outros documentos de apoio à faturação (propostas, orçamentos, guias, etc.), quando relevantes para o negócio.
O utilizador deve conseguir escolher facilmente o tipo de documento adequado a cada situação, sem necessidade de conhecimentos fiscais avançados.
2.2. Gestão de clientes, artigos, preços e impostos
Na prática, o programa de faturação é também uma ferramenta de gestão. Por isso, deve permitir:
Criação e manutenção de fichas de clientes (dados de faturação, contactos, NIF, condição de contribuinte estrangeiro, etc.);
Criação de artigos de produtos e serviços, com descrição, unidades, preços base e taxas de IVA associadas;
Aplicação automática das taxas de IVA corretas, de acordo com a legislação;
Gestão de descontos, promoções e condições comerciais específicas por cliente ou artigo;
Configuração de diferentes séries de faturação por tipo de documento ou área de negócio.
2.3. Relatórios e consulta de informação
Do ponto de vista do utilizador, é fundamental que o programa facilite o controlo do negócio. Alguns relatórios e consultas essenciais incluem:
Listagem de faturas emitidas por período, cliente ou série;
Resumo de vendas por taxa de IVA e por tipo de documento;
Mapas de faturação para apoio à contabilidade;
Consulta rápida da situação de cada cliente (faturas em aberto, histórico de compras, etc.);
Exportação de dados em formatos comuns (por exemplo, ficheiro para Excel ou CSV).
3. Requisitos operacionais e tecnológicos
3.1. Tipo de solução: local ou na cloud
O utilizador deve avaliar o modelo tecnológico que melhor se adapta ao negócio:
Programa instalado em servidor ou computador local: pode dar mais controlo sobre a infraestrutura, mas exige cuidados de backup, atualizações e segurança;
Programa de faturação na cloud (SaaS): acessível através da internet, permite trabalhar a partir de vários dispositivos e locais, ficando a manutenção técnica e as atualizações a cargo do fornecedor.
Em qualquer dos casos, é essencial verificar se o software garante disponibilidade adequada, tempo de resposta aceitável e compatibilidade com os equipamentos e sistema operativo utilizados.
3.2. Multiutilizador e gestão de permissões
Em empresas com mais do que um colaborador a emitir ou consultar faturas, é importante que o programa permita:
Criar vários utilizadores com credenciais próprias;
Definir perfis e permissões (quem pode faturar, quem pode apenas consultar, quem pode configurar o sistema, etc.);
Registar as ações realizadas por cada utilizador.
3.3. Segurança, backups e proteção de dados
O programa de faturação lida com dados sensíveis de clientes e com informação fiscal relevante. Do ponto de vista do utilizador, deve garantir:
Comunicações seguras (por exemplo, ligação encriptada quando usado via browser);
Cópias de segurança regulares e fáceis de recuperar em caso de falha ou perda de dados;
Mecanismos de autenticação robustos (palavras-passe fortes, autenticação de dois fatores, quando disponível);
Conformidade com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) no tratamento e armazenamento de dados pessoais.
3.4. Integrações com outros sistemas
Para muitos negócios, é uma vantagem relevante que o programa de faturação integre com outros sistemas, tais como:
Software de contabilidade, para envio automático de dados ao contabilista;
Lojas online e plataformas de e-commerce;
Sistemas de ponto de venda (POS);
Meios de pagamento (referências Multibanco, MB WAY, cartões, etc.).
Estas integrações podem reduzir o trabalho manual e diminuir o risco de erros na transcrição de informação.
4. Requisitos de apoio e serviço ao cliente
4.1. Suporte técnico e acompanhamento
Um bom programa de faturação não se resume ao software. É essencial que o utilizador disponha de:
Canais de suporte acessíveis (email, telefone, chat) em português;
Tempos de resposta adequados às necessidades do negócio;
Apoio em momentos críticos, como o início de atividade, alterações legais ou problemas técnicos.
4.2. Documentação, formação e recursos de aprendizagem
Idealmente, o programa deve disponibilizar:
Guias de utilização simples e atualizados;
Tutoriais em vídeo ou artigos passo a passo para as operações mais comuns;
Informação clara sobre novidades, mudanças legais e novas funcionalidades.
5. Requisitos comerciais e contratuais
5.1. Modelo de licenças e custos
Antes de aderir a um programa de faturação, o utilizador deve analisar cuidadosamente:
Se o modelo é de compra única, subscrição mensal/anual ou híbrido;
Se há custos extra por empresa, por utilizador, por volume de documentos ou por determinadas funcionalidades;
Se as atualizações legais e técnicas estão incluídas no preço;
Se existem períodos mínimos de fidelização.
5.2. Condições de saída e portabilidade de dados
Outro aspeto importante é saber o que acontece se, no futuro, o utilizador quiser mudar de programa. É recomendável garantir que:
Os dados podem ser exportados num formato aberto (por exemplo, SAF-T, CSV ou similar);
O acesso aos dados históricos é assegurado durante um período razoável;
Existem procedimentos claros para a cessação do contrato e para a entrega de cópias de segurança.
6. Checklist prática: requisitos legais vs requisitos funcionais
Ao escolher ou rever o seu programa de faturação, o utilizador pode usar a seguinte checklist simplificada, separando claramente aquilo que é imposto pela Autoridade Tributária e aquilo que é exigível ao próprio software para funcionar bem no dia a dia:
Checklist de requisitos legais e imposições da AT:
O programa está certificado pela Autoridade Tributária?
Inclui todos os elementos obrigatórios na fatura (data, numeração sequencial, NIF, descrição, IVA, etc.)?
Gera e imprime corretamente o ATCUD e o código QR, quando exigido?
Gera o ficheiro SAF-T (PT) nos formatos e períodos necessários?
Impede a alteração ou eliminação de faturas já emitidas, garantindo a integridade e inalterabilidade dos dados?
Checklist de requisitos funcionais e operacionais do programa (não diretamente impostos pela AT):
Permite emitir todos os tipos de documentos de que preciso (fatura, fatura-recibo, notas de crédito, etc.)?
Tem relatórios e consultas suficientes para eu acompanhar a faturação e apoiar a contabilidade?
Funciona de forma estável, rápida e segura, com backups regulares?
Integra com os sistemas que utilizo (contabilidade, e-commerce, POS, meios de pagamento)?
Disponibiliza bom suporte técnico, documentação e atualizações legais atempadas?
O modelo de preços é claro e adequado à dimensão do meu negócio?
Consigo exportar e recuperar os meus dados se, um dia, quiser mudar de software?
Do ponto de vista do utilizador, um programa de faturação não é apenas uma ferramenta para emitir faturas: é um componente central da gestão do negócio e do cumprimento das obrigações fiscais. Garantir que o software é certificado, cumpre todas as regras legais e, ao mesmo tempo, oferece boas funcionalidades, segurança, suporte e condições comerciais transparentes é fundamental para trabalhar com confiança e reduzir riscos perante a Autoridade Tributária.
Ao dedicar algum tempo a avaliar estes requisitos antes de escolher um programa de faturação, o utilizador aumenta a probabilidade de fazer um investimento sustentável, que acompanha o crescimento do negócio e evita problemas futuros.