Resposta rápida
Não, nem todas as empresas são obrigadas a usar software de faturação certificado — mas a maioria dos negócios que já emitem faturas em computador está, na prática, abrangida pela obrigação.
De forma muito resumida, têm de utilizar um programa de faturação certificado pela AT os sujeitos passivos de IVA que:
tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio em Portugal (ou estejam registados para efeitos de IVA em Portugal); e
tenham tido, no ano anterior, um volume de negócios superior a 50 000 €; ou
utilizem programas informáticos de faturação (mesmo com volume de negócios reduzido); ou
sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou por ela tenham optado.
Se não cumpre nenhum destes critérios e continua a faturar apenas através de livros de faturas impressos em tipografia autorizada ou diretamente no Portal das Finanças, pode não estar legalmente obrigado a ter um programa de faturação próprio — mas é importante confirmar sempre o seu caso concreto com o contabilista.
Enquadramento legal em Portugal
As regras sobre emissão de faturas e utilização de programas informáticos de faturação resultam principalmente de três peças legislativas:
Código do IVA (CIVA), em especial os artigos 29.º, 36.º e 40.º, que definem a obrigação de emissão de faturas;
Decreto‑Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que regulamenta o processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes;
Portaria n.º 363/2010, de 23 de junho, que estabelece o regime de certificação dos programas informáticos de faturação.
O Decreto‑Lei n.º 28/2019 veio consolidar o regime, determinando que as faturas e demais documentos fiscalmente relevantes têm de ser processados por um dos seguintes meios:
programas informáticos de faturação (incluindo a aplicação de faturação disponibilizada pela AT);
outros meios eletrónicos, como máquinas registadoras ou terminais eletrónicos;
documentos pré‑impressos em tipografia autorizada.
Para muitos contribuintes, a lei vai mais longe: quando se enquadram em determinados critérios, não podem escolher livremente entre estes meios e ficam obrigados a usar exclusivamente programas de faturação certificados.
Quem é obrigado a utilizar software de faturação certificado?
O artigo 4.º do Decreto‑Lei n.º 28/2019 estabelece a chamada obrigação de utilização de meio específico. Em termos práticos, isto significa que determinados sujeitos passivos deixam de poder emitir faturas manuais ou usar programas não certificados e passam a ter de utilizar um programa de faturação certificado pela AT.
Estão nesta situação os sujeitos passivos de IRS ou IRC que:
tenham tido, no ano civil anterior, um volume de negócios superior a 50 000 €; ou
utilizem programas informáticos de faturação para emitir faturas ou outros documentos fiscalmente relevantes; ou
sejam obrigados a dispor de contabilidade organizada ou tenham optado por essa forma de contabilidade.
Estas condições são alternativas: basta que uma delas se verifique para que exista obrigação de utilizar software certificado. Em muitos casos verificam‑se, aliás, várias ao mesmo tempo (por exemplo, uma sociedade por quotas com contabilidade organizada e volume de negócios superior a 50 000 €).
A obrigação aplica‑se não só a empresas e empresários com sede ou estabelecimento estável em Portugal, mas também a sujeitos passivos não residentes que estejam registados para efeitos de IVA em Portugal e emitam faturas de acordo com a legislação interna.
Resumo
Situação do negócio Software certificado é obrigatório? Sociedade com contabilidade organizada (IRC) Sim. Obrigatório utilizar programa de faturação certificado.
Trabalhador independente com contabilidade organizada (IRS) Sim. Obrigatório utilizar programa de faturação certificado.
Empresa ou profissional com volume de negócios > 50 000 €/ano Sim. Mesmo que anteriormente usasse faturas manuais.
Negócio que já usa qualquer programa informático para faturar Sim. O programa tem de ser certificado pela AT.
Profissional em regime simplificado, < 50 000 €/ano, sem contabilidade organizada, a faturar apenas em livros de faturas ou Portal das Finanças Regra geral, não. Pode não ser obrigado a ter software próprio, mas deve confirmar caso a caso.
Quem pode não estar obrigado a usar software certificado?
A lei não faz uma lista direta de “dispensas”, mas, por exclusão de partes, é possível identificar algumas situações em que o uso de software certificado pode não ser obrigatório.
Tipicamente, podem não estar obrigados:
Pequenos negócios e profissionais independentes em regime de isenção de IVA ou regime simplificado, com volume de negócios anual inferior a 50 000 €, sem contabilidade organizada, que emitam faturas apenas através de livros impressos em tipografia autorizada ou do Portal das Finanças.
Atividades muito pontuais que recorram ao ato isolado emitido diretamente no Portal das Finanças.
Algumas entidades específicas abrangidas por regimes próprios (por exemplo, determinados pequenos retalhistas que utilizam apenas máquinas registadoras), desde que não se verifique nenhuma das condições de obrigatoriedade acima.
No entanto, há um ponto crítico: se estes contribuintes decidirem, por sua iniciativa, passar a utilizar um programa de faturação, esse programa tem de ser certificado. Ou seja, a partir do momento em que optam por software, deixam de poder usar folhas de Excel ou aplicações “caseiras”.
Dada a complexidade das situações particulares (CAE, enquadramento em IVA, tipo de clientes, etc.), é altamente recomendável validar sempre o enquadramento com o contabilista certificado antes de tomar uma decisão definitiva.
O que não é permitido fazer
Emitir faturas em Excel, Word ou aplicações “caseiras” quando está obrigado a utilizar software certificado. Estes ficheiros não são considerados programas de faturação certificados e podem levar à aplicação de coimas.
Alternar entre software certificado e livros manuais de forma arbitrária. Se está obrigado a utilizar programa de faturação certificado (por exemplo, por ter contabilidade organizada), a regra é que todos os documentos fiscalmente relevantes sejam emitidos através desse programa.
Usar um programa certificado e, em paralelo, manter outro não certificado para parte das faturas.
A própria Ordem dos Contabilistas Certificados tem reiterado que a utilização de programas não certificados, quando a lei impõe software certificado, pode ter consequências relevantes, incluindo a não aceitação de despesas e a aplicação de coimas significativas.
Quais são as coimas por não usar software certificado quando é obrigatório?
O Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT) prevê coimas específicas para a falta de utilização de programas ou equipamentos de faturação certificados, quando tal é legalmente exigido.
Em termos indicativos, a falta de utilização de programas de faturação certificados pode ser punida com coima que, em função da gravidade e da situação concreta, pode atingir valores da ordem de vários milhares de euros, aproximando‑se, nos casos mais graves, dos 18 750 €.
Além da coima, o incumprimento pode ter outros impactos:
rejeição de despesas para efeitos de IRC ou IRS do emitente ou dos clientes;
maior probabilidade de inspeções e correções oficiosas;
perda de credibilidade junto de clientes e parceiros.
Porque é que o Estado exige software de faturação certificado?
A exigência de programas certificados não existe apenas para “complicar a vida” às empresas. O objetivo principal é garantir que as faturas e documentos fiscalmente relevantes cumprem requisitos de:
integridade — não podem ser facilmente alterados depois de emitidos;
autenticidade — é possível identificar quem os emitiu;
rastreamento e auditoria — todos os registos ficam guardados de forma a permitir fiscalização;
exportação normalizada de dados, nomeadamente através do ficheiro SAF‑T (PT).
Para além da perspetiva fiscal, um programa de faturação certificado bem desenhado traz vantagens operacionais para o próprio negócio: automatiza cálculos de impostos, facilita relatórios, simplifica a comunicação com o contabilista e reduz o risco de erros.
O que deve fazer na prática
Confirme o seu enquadramento: verifique com o contabilista o volume de negócios, o regime de IVA e se está ou não obrigado a ter contabilidade organizada.
Defina o meio de faturação: se cumprir algum dos critérios legais, deve optar por um programa de faturação certificado. Se ainda não estiver obrigado, avalie se faz sentido antecipar a transição para software, pelos ganhos de controlo e de imagem.
Escolha um programa certificado pela AT: a lista de programas certificados está disponível no Portal das Finanças. Confirme sempre o número de certificação AT e se o programa suporta QR code, ATCUD, SAF‑T (PT) e comunicação eletrónica com a AT.
Implemente boas práticas: crie séries de faturação bem definidas, comunique‑as à AT, mantenha utilizadores e permissões sob controlo e faça backups regulares.
Trabalhe em conjunto com o contabilista: envolva o seu contabilista na escolha e configuração do software para garantir que toda a informação é tratada corretamente.
Se está a iniciar atividade ou a modernizar o seu processo de faturação, soluções na nuvem pensadas para o contexto português, como o SimpleSum, ajudam a manter o foco no negócio enquanto garantem o cumprimento das exigências legais.
Perguntas rápidas frequentes
Sou trabalhador independente em regime simplificado, abaixo de 50 000 € ano. Tenho mesmo de usar software certificado?
Depende. Se não tem contabilidade organizada e emite faturas apenas através do Portal das Finanças ou de livros de faturas impressos em tipografia autorizada, pode não estar abrangido pela obrigação legal de usar um programa de faturação próprio. Mas, se decidir passar a faturar através de um programa informático, esse programa terá de ser certificado pela AT.
Posso continuar a passar faturas em Word ou Excel?
Não. Faturas em Word, Excel ou outros ficheiros editáveis não constituem um programa de faturação certificado. Se estiver abrangido por qualquer uma das condições de obrigatoriedade (volume de negócios, contabilidade organizada ou simples opção por software), a utilização deste tipo de ficheiros pode ser considerada infração tributária.
O Portal das Finanças conta como software certificado?
Sim. A aplicação de emissão de faturas e faturas‑recibo disponível no Portal das Finanças é um meio de faturação disponibilizado pela própria AT e cumpre os requisitos legais. Ainda assim, para negócios com maior volume ou necessidades de gestão mais avançadas, um programa de faturação certificado dedicado é geralmente mais eficiente.
Se começar a usar um programa certificado, posso manter alguns clientes com fatura manual?
A regra é que, uma vez abrangido pela obrigação de utilizar programa de faturação certificado, todos os documentos fiscalmente relevantes devem ser emitidos através desse programa. Misturar sistematicamente diferentes meios de faturação pode levantar dúvidas em futura inspeção.
Este conteúdo tem carácter meramente informativo e não dispensa a consulta da legislação aplicável, de orientações atualizadas da Autoridade Tributária e Aduaneira, nem o aconselhamento profissional de um contabilista certificado.